资源

covid-19期间保持连接

所有的UAA校园人的事件可能会被取消,由于全州和地方 措施来抑制冠状病毒的传播(新冠肺炎),但不会与虚拟事件继续参与阻止你!

虚拟参与机会

运行一个学生组织,有时是复杂的;在这里,你会发现 资源,政策和指导方针,使人们更容易。 

联系学生组织专家 与特定的问题或疑问!

事件

  • 活动策划基础

    俱乐部和组织活动的无穷乐趣!成功的事件总是由应答启动 以下几个问题: 

    WHO 是领先的事件? WHO 应该来参加活动吗?
    什么 是有关该事件的? 什么 活动参与?
    什么时候 将事件发生?
    哪里 将事件发生?
    怎么样 将事件的俱乐部买单?
    为什么 应学生出席有兴趣?

  • 事件登记和设施预约

    声明相关活动,并预留空间,查看这些选项: 

    设施预订

    请注意,不同的房间/位置费设施出租,设置,清理, 和其他要求可能适用。

    • 25live
      作一般性的设施或房间在网上预订。

    学生会

    表请求

  • 活动策划合同

    签署与供应商,表演者或场地的任何合同之前,一定要运行它 由学生俱乐部和希腊生活第一。 
    不要签合同,UAA采购是唯一授权的部门审查 和符号

    除了从供应商的合同,这所大学需要很短的格式合同 (可从 采购)与扬声器,讲师,表演者或承包场地的时候。下列文件 将需要包括旁边的短格式合同:

    1. W-9形式 显示当前月份和年份
    2. 未签名的合同和发票从供应商/企业 
    3. 在UAA生活批准的购买请求(请参阅“访问俱乐部资金和购买请求” 下面)
  • 供应啤酒和葡萄酒

    俱乐部或组织希望有可供分配的啤酒或葡萄酒在 私人事件必须获得官方UAA啤酒/葡萄酒分销许可证。许可证 通过应用程序被授予,并需经院长批准 学生或校长。

    下列资料和文件必须与UAA啤酒/葡萄酒分销提交 为了使俱乐部或组织的请求许可申请予以考虑:

    1. 被利用例如事件手镯,邮票或其他系统的来识别客人
      • 包括所用的项目之中的一个例子(例如:腕带/手镯)
      • 如何选择系统的描述将被分发给客人和由醇收集 服务器(例如,在登记表ID检查之后)
      • 这个系统将如何让酒精服务器区分嘉宾简介谁 是21岁或以上(例如21和过接收腕带/手镯)
      • 如何,这个系统将被用于跟踪的消耗饮料量描述(例如 客人接收两个腕带/手镯,这是由服务器切断)
    2. 地图或房间/空间,该事件将发生的布局。此地图必须确定
      • 将由客人访问主或主入口,配备了一个id检查 站
      • 酒吧/醇分发站点(酒精消费区域的位置必须分开 从一般聚集区如支柱,门等)
      • 商,安商,或俱乐部或组织的成员21岁或以上的位置 谁是负责检查的ID,在酒吧/醇发行站点
      • 安全人员的位置(如果需要)
      • 食物或服务区的位置
      • 附加的事件相关的项目(即DJ或带阶段,舞池,VIP区)
    3. 活动期间所提供的菜单或食品的描述
    4. 复制或邀请函原件这种意志/已发送到客人
    5. 宾客名单(如果该事件被托管在UAA校园只)
    6. 俱乐部或组织的成员超过21岁的名单谁将会在出席 事件

    完成许可证申请和材料必须提交学生俱乐部 4周前的事件日期希腊生活办公室。 (不提交许可证申请 和/或材料,以学生或其他系的系主任直接)

    仔细查看关于UAA的酒精更多详细信息,许可证申请 政策和官方活动期间分发啤酒/葡萄酒法规。联系 学生俱乐部和希腊生活办公室 907-786-1385 或通过电子邮件在 uaa.scgl@alaska.edu 了解更多信息或协助。

    请求用于服务啤酒/葡萄酒形式(需要UA登录)

  • 公众观看校园电影

    版权限制适用于电影的公开展示。显示视频或之前 校园电影事件,请阅读电影和电影观看政策。

广告和促销

  • 社会化媒体的指导方针和资源
  • UAA发布政策

    坚持以下列规定张贴或UAA设施材料时。 所有的以下规定也适用于的事件,计划或活动的举办 通过UAA的学生俱乐部和社团组织。

    营销在校园的事件?张贴传单和海报是把一个伟大的方式 你的消息,其中全世界看到。所有的学生社团和组织都需要 要坚持以下校园张贴政策: 

    • 适当的发布区域:指定公告板,夹心板,并指定 在刺列
    • 不当发帖区:墙壁,木头,玻璃(窗户或门口),门 帧,天花板,浴室,地板,栏杆,阳台,楼梯,或自动售货机
    • 各符号,传单,传单,或其它材料的一个副本可被贴在一 指定区域。在不适合的地方发现了额外的拷贝和发布将被删除 立即。

    所有材料必须:

    • 包含认可的学生组织的明确的名称或部门 作为赞助基。
    • 避免使用淫秽或攻击性的语言或插图的并证明灵敏度 社会问题,如性别歧视和种族歧视。
    • 不提倡使用酒精饮料或药物。
    • 及时除去。
    • 包括以下语句:

    UA is an AA/EO employer & educational institution & prohibits illegal d是crimin在ion 对任何个人: www.alaska.edu/titleixcompliance/nond是crimin在ion
    如果您需要住宿,全面参与,电话907-786-1215。

    要注意,某些功能有助于可能有关于额外的法规或政策 材料或事件的发布。联系设施增益的代表 批准之前的任何行动:放置所有和事件。

    在居住生活中的任何材料的发布(公共,宿舍,Mac和 templewood公寓)面积总是需要事先批准。联系居住生活 在 751-7444 或在大学宿舍 751-7200 对必要的审批程序。

  • 对于PSA的Krua(学生电台)
    请求关于学生电台一个的Krua PSA: 在线PSA申请表
  • 图形和宣传服务

    图形和宣传服务 如虎添翼和受教育者对UAA的许多广告工具的学生,帮助他们顺利 宣传他们的事件。 GPS提供了许多服务,注册的学生社团 或组织。

  • 俱乐部理事会电子通讯

    沟通是关键!俱乐部会事务,领导的机会和相关 UAA公告通过我们的每周通讯分布式,“这一周的机会。” 或两个短。 注册接收两 并留在循环。

  • 俱乐部理事会的标志

    俱乐部理事会的标志是保留给赞助明确的方案和出版物 通过俱乐部的理事会。一般,唯一的一次注册的俱乐部将利用营销这个标志 材料是,如果他们已经成功地通过俱乐部会申请拨款,确保资金 程序。有关使用俱乐部理事会的标志,所有其他的问题或查询,请 电子邮件 uaa_clubcouncil@alaska.edu.

  • 俱乐部网站政策

    学生俱乐部和希腊生活(scgl)认识到维持一个在线的重要性 对于存在注册的学生组织。达到数字观众可以贡献 提高认识的组织任务,招募潜在的新成员, 促进活动,同时还有其他优点。在努力提供学生干部 支持他们的作用,同时在技术的使用提供了经验, scgl奠定提出了关于组织网站上的标准如下:

    • 注册学生组织都会对UAA生活创造了一个网页。这一页 将保持活跃,只要通过大学注册的组织仍然存在。
    • 每个秋天,作为注册过程的一部分,组织将提供名册 目前的领导。默认情况下,总裁,财务主管和秘书将有 权力,使他们的生活UAA页面上进行修改。此外,该组织可 将权限分配给其认为必要的任何成员。
    • 该组织的UAA寿命页将是他们唯一授权的网站相关 与大学。注册学生组织将不会被允许主机 通过uaa.alaska.edu域名的网站。
    • 学生组织都欢迎开发网站所大学的外 域。
    • 学生保持组织的网站预计在道德使用它们 负责的态度,并在阿拉斯加安克雷奇的大学定位 使命和价值观。
    • 学生保持组织的网站预计将继续他们的信息 网站上的更新。

财务管理和援助

  • 资金援助

    俱乐部可以通过俱乐部理事会,UAA演唱会申请额外拨款事件 登上专项基金(SPF)或多样性行动理事会。每个有独立 要求。

  • 存款和财务报销

    存款和纳税申报表

    扬声器/表演或杂项服务

    发送信息4周提前事件之前或旅行相关的费用是 正在发生。

  • 保管信用卡结账

    正式注册的学生UAA俱乐部和组织有资格使用的 保管信用卡和Costco信用卡结帐的购买(无丙烷, 氦,喷漆,危险和武器例如购买允许)。只有 两个可用保管信用卡结账,只有一个Costco的信用卡。 经批准 采购申请学生卡需要 在结账的所有信用卡的请求的时间。

    这些卡片将按照先来先服务的基础上发行。 48小时的通知是 检查出基于学生的首选回升时间卡需要。

    保管信用卡已经全部换成LPOS。 LPOS不再可用。

    奖品/礼品采购

    奖品/礼品采购是不可接受用于使用仅如果成本在$ 24.99和 需要前置审批从UAA采购办公室和学生的副校长 事务。 如果奖金/礼品的价值超过$ 25.00的使用保管信用卡的需求 预先核准,并不保证审批。对于给定的各奖项/礼品,每个收件人需要填写并签署一份UA应税 地位的确定形式,不管颁发的奖金/礼品的价值。如果礼物 任何有价值的卡购买谁赢得或收到礼物卡将所有个人 需要完成两个UA应纳税地位的确定形式和W-9(没有例外)。 注:奖品/礼品 Costco的信用卡上的允许购买。

    娱乐购买

    娱乐购买(礼品,看电影,打保龄球,餐厅/餐饮等)要求 前置审批从scgl部门,学生事务财政经理,UAA亲 卡管理员。这些采购不能超过每所大学的$ 200或以上 法规和政策,是否符合羁押亲证或超出自付购买。 如果事先批准给予这些购买可以报销$ 200或更少,但原 收到要求,并逐项需求。报销娱乐购物 只需要scgl部门和学生事务的财政经理批准。

    如果礼物被赋予(不是奖),在UA应纳税地位的确定形式仍然是 要求和需要由个人提供的奖品(SSN填写完整 需要在表单上)和学生俱乐部/组织(底部)。

    提醒: 所属UAA俱乐部和学生组织 不能购买任何任何酒精,即使口袋里的付出。它是一个UAA俱乐部/学生组织事件, 将不允许要购买的任何醇,否则啤酒/葡萄酒请求或许可证 将被要求。

    有关更多信息,请阅读保管卡政策和程序。

  • 钱箱事件

    scgl有两个钱箱,提供给俱乐部的烘烤销售等筹款活动 先到先得,先到先得。停经scgl办公室检查一出。

  • 筹款

    烘烤销售

    有烘烤销售之前,与任何合适的楼宇管理咨询 他们的关注。此外,从烘烤销售收益必须使用和控制 根据可接受的大学出纳做法(接触大学出纳 带着疑问)。大学与食品服务供应商的排他性合同 有的销售可能招致违反合同。如果规划一个大型的销售,与咨询 住房,餐饮和会议服务.

    没有许可证所需的小型办公室当事人和其他事件被关闭 对公众。然而,仍然部门应当遵循良好的卫生程序。 持牌餐饮服务提供者有责任确保所有相关的合规性 保健法规和许可证要求的事件,他们是餐饮业。 EHS / RMS可以检查承包餐饮服务提供者,以协助卫生标准 合规性。烘烤后出售,清理需要非凡的清洁卫生工作 或办公室当事人可能会被收取回个人,部门或负责俱乐部 对于该事件。

    没有潜在危险的食品可以出售。潜在危险的食物是那些 食物容易腐坏无需冷藏或特殊保护(一些沙拉 酱,奶油馅饼,肉及肉制品,从非商业渠道获得, 等等。)。在一般情况下,干燥烘焙食品和预包装,货架存储物品是安全的。 参考 环境健康和安全及风险管理政策6,饮食服务 为进一步的建议。

    抽奖

    为了举办一个抽奖活动,俱乐部必须至少提交所需的文件,以scgl 4周提前抽奖的。在scgl办公需要所有需要的信息 发送到预算办公室批准为所有的学生俱乐部和社团组织。

    举办抽奖活动之前阅读以下内容:

    抽奖前,请先在:

    1. 抽奖活动清单 (第一片材/页)
    2. 抽奖捐赠形式 (捐助者填写捐赠奖品时)
    3. 存根样本 (确保门票上都印有所需的信息)

    这些项目将通过scgl和UAA预算办公室进行审查。

    之后的抽奖活动依次为:

    1. 通过与他们的社会每一个获奖者签署UA应纳税地位的确定形式 安全号码和中奖票根连接。注意:社会安全号码是 需要IRS和阿拉斯加税务报告要求的状态。如果获胜者是不愿意 提供SSN,奖品无法获得,必须重新绘制。
    2. 财务报告,包括门票印制,销售和未售出的数量。报告应 包含实际的费用,存款和捐赠的奖品。 (看到 抽奖活动清单,片2)。
    3. 所有门票抽奖存单的复印件出售。存款必须每天完成 最大限度地减少损失的风险。 (不与其他收入混合抽奖存款。)
    4. 所有费用收据/发票的复印件。
    5. 由供应商签署捐赠奖金的形式。
    6. 彩票日志是必需的所有门票(售/未售出的),并且必须包含门票 号,购买人姓名,并赢得奖品。
    7. 票根和未售出的门票按数字顺序分别捆绑在一起。
    8. 后抽奖报告(备忘录或电子邮件格式)为12个月的抽奖活动中所需要 必须说明如何将资金花费。

    奖品拍卖,抽奖等。

    当他们声称他们的项目奖获奖者必须填写一份表格。各奖项/礼品 给定,每个人都需要填写并签署一份UA应纳税地位的确定形式, 无论奖品的价值/礼品奖励。

    UAA学生俱乐部不抱个人报税识别或免税地位。 如果施主请求此信息,请联系学生俱乐部和希腊 生活办公。

俱乐部的管理和使用UAA生活

  • 俱乐部会员

    俱乐部会员

    加入一个俱乐部是很简单的连接到校园社区的好方法。浏览 现有的俱乐部和俱乐部接触人员通过我们的学生组织加入 门户网站, uaalife。找不到你在寻找什么? 启动一个俱乐部 你自己!

    学生社团可以拥有的会员数量不受限制,但他们都要求有 至少一个教职员工顾问和三个学生官职位。

    俱乐部官员

    俱乐部都要求有三个官职务:总裁,财务总监兼秘书。 学生俱乐部官员预计:

    • 完整的学生分会干部讲习
    • 在及时回复电子邮件
    • “这一周的机会。” 该scgl电子报
    • 由大学规章和政策遵守
    • 保持在最低限度,一个2.25累计GPA
    • 提交截止日期前的所有手续
    • 保持你的俱乐部UAA寿命页
  • 分会干部讲习

    每年,学生社团登记必须由俱乐部委员会承认,理事 身体俱乐部和组织。

    注册过程中,促进了uaalife,包括 学生分会干部讲习,需要由每年俱乐部总裁兼财务完成。

    而方向是注册过程的一部分,您可以查看 取向呈现,其中包括重要的政策和程序,在任何时间。我们下载 官方位信息包 对于重要的外卖店和提醒。

  • 访问俱乐部的资金和购买请求

    注册俱乐部颁发,在默认情况下,一所大学的金融账户。俱乐部 禁止 从具有外部/第三方账户,必须通过大学理财 帐户。

    花费任何金钱之前,俱乐部需要做出通过UAA购买请求(PR) 生活。一个PR可以通过任何俱乐部成员提交。俱乐部顾问,总统和 掌柜需要批准之前scgl可以处理它。公关可以索要 转账凭证(JV),直接工资和亲卡购买。 UAA生活实际上并不 做任何事情的资金,提出请求支出资金的scgl办公室 其处理实际事务。 

    公关提供了花费俱乐部资金几种选择:

    • 转账凭证(合资):一个记账凭单是大学之间转移资金 实体。这可能是两家具乐部,二UAA部门之间或之间的转移 俱乐部和部门。使得当UAA生活中的购买请求选择合资, 表明谁把钱转移到为什么。
    • 直接支付:直接支付被用于偿还学生出的自费购买 他们将代表俱乐部。它也可以被用于请求检查进行 填写时出企业对客房预订,备用机械零件等。 购买请求的注解指出有支票,。
    • procard:一个procard是UAA信用卡的员工。在说明中指出哪些 项目和在哪里购买。常见procard购买包括从项目 amazon.com 如果学生把所有的购物车中的物品,版画脱购物清单 和(填写所需的所有信息后),它非常重视购买 请求。有时候批准后,请求方可能会进来,登录到自己的 亚马逊帐户并让与procard的项目(S)scgl工资。
    • 羁万事达procard:在UAA保管procard是信用卡即可 通过学生社团检出。此卡是必要的临时使用 逛街需要的学生社团/组织。绝对没有个人使用是允许 与保管procard。所有的卡,表格和收据是由于回scgl通过 下午5点结账的卡的当天下午2:00前检查出来。当检查 从下午2点后必须由10:00返回我的下一个营业日。例如, 在周末的事件正在发生检查卡取出周五返回卡 同一天或10:00下一个营业日的。
    • Costco的签证procard和成员:UAA Costco的签证procard和会员卡 只在仅Costco的使用。 在UAA Costco的签证procard是信用卡,可以通过学生社团检出。 此卡是需要的学生所需要的购物临时使用 俱乐部/组织。绝对没有个人使用被允许与Costco的procard 和会员卡。所有的卡,表格和收据是由于回scgl由下午5:00 结账的卡的当天下午2:00前检查出来。当签出 下午2:00后,必须由10:00下一个营业日返回。例如,对于 事件发生在周末检查卡取出周五返回卡 同一天或10:00下一个营业日的。奖品和赠品是不允许 要购买任何。 

    做出购买请求

    1. 登录到 UAA生活.
    2. 登录使用单点登录的用户名和密码。
    3. 去俱乐部的页面。
    4. 封面照片的下方有一个灰色条。选择“金融”。
    5. 金融页面上选择“创建购买请求”。
    6. 据此填写信息。提示:收款人信息是从不同 请求者的信息。收款人是谁scgl会寄钱。对于报销, 把信息的人需要在这一领域报销。一检查,以 企业进入的企业信息。
    7. 进入音符特殊要求。
    8. 完成购买请求。
    9. 拥有总裁和财务主管批准购买请求。

    批准购买请求

    1. 登录到 UAA生活.
    2. 登录使用单点登录的用户名和密码。
    3. 去俱乐部的页面。
    4. 封面照片的下方有一个灰色条。选择“金融”。
    5. 金融页面上选择购买请求需要批准。
    6. 购买请求的数量下方选择“更改状态”。
    7. 下面的“舞台”选择审批的位置(社长或司库)。
    8. 如果需要放置一个评论的下方。
    9. “救”。

    “历史舞台”的公关底部细节以前批准的和额外的 审批仍然需要。

    报销

    1. 就UAA生活的购买请求。
    2. 有总裁兼财务批准。
    3. 保存原始收据一起购买*。
    4. 采取购买请求学生俱乐部和希腊生活收据。
    5. 填写一份“PR形式”包括在顶部如果可能的购买请求。
    6. scgl意愿胶带收据到PR形式,使得总数和名称商店的 将会呈现。
    7. 如有要求,scgl将影印的形式(与收据)为俱乐部纪录。
    8. scgl将处理报销。它大约需要2-3个星期才能收到报销。
    9. 报销可直接沉积,如果设置在uaonline(同为金融 援助)。否则,支票将邮寄给在uaonline文件中的地址。

    * scgl将只接受报销原始收据。在线购买(例如 从amazon.com)scgl接受来自电子邮件收据或网上打印的收据 发票。他们必须证明零($ 0.00)的平衡,表现出平衡已支付。

  • 管理名册

    管理分会名册可能需要特殊的访问俱乐部UAA生活。访问 在scgl办公室完成下面的说明问题。

    1. 有总裁/财务/等。登录到UAA的生活,确保他们已经加入 俱乐部组织。
    2. 登录到 UAA生活.
    3. 登录使用单点登录的用户名和密码。
    4. 去俱乐部的页面。
    5. 俱乐部的封面照片下方有一个灰色条。选择“花名册”。
    6. 选择“管理名录”。
    7. 找到总裁/财务/等。在名单中。
    8. 选择人,选择“编辑位置”。**
    9. 选择的位置。
    10. 选择“保存”。
    **默认情况下,有在UAA生活的唯一成员职务。创造更多职位 更多访问:
    1. 去名册页。
    2. 选择“管理位置”。
    3. 选择“+位置”。
    4. 键入新位置的标题。
    5. 选择的位置类型。
    6. 设置访问权限(用于制作/编辑购买请求,管理名册等)
    7. 选择“保存”。
  • 顾问的职责

    继续参与

    没关系,让学生处理安排和操作本身;那是 建立什么样的领导! 

    顾问应该,但是,熟悉政策和指导方针的支持 俱乐部和组织。查看本页面和 学生干部讲习 要真正成为专家的学生看的支持。 

    作为顾问,同时考虑注册俱乐部理事会的每周电子通讯, “这一周的机会。” 或者两者的简称。

    签名授权

    俱乐部和组织访问时,有时会需要授权从他们的顾问 他们的金融账户,并在校园内预留空间。顾问标志设施预订 俱乐部之前申请表把它们中scgl进一步批准。这个 可以在物理复制或电子方式来完成。财政援助时, 顾问应该熟悉UAA的生活,以及如何批准购买请求 俱乐部/组织。

联谊会

  • 政策

    UAA识别 4个兄弟会和校区仅2个联谊会。

    每个注册的博爱和女生联谊会组织必须坚持 为兄弟会和姐妹会组织的UAA学生事务政策 要保持良好的信誉与大学。

    附加地,UAA学生会提供了每个兄弟和姐妹会存储 更衣室为他们的方便。联谊会和联谊会的组织必须遵守 学生会政策博爱和女生联谊会储物柜。

  • 等级形式发布

    学者对兄弟会和姐妹会非常重要。每个章节都有学术 期望和战略,帮助会员达到教学目标,无论是研究 小时,学习桌,学习小组或其他奖励。

    每学期,学生俱乐部和希腊生活汇集了来自各个年级的信息 章跟踪进展。这些报告是用来衡量成就和成功经验 在区域和国家层面。符合FERPA规定,成员必须 提交级释放形式,学生俱乐部和希腊生活在学生会208 授权等级检查。

    IFC级发行会员卡(联谊会)

    PHC级发行会员卡(联谊会)

俱乐部旅游

  • 之前,你甚至开始

    加入的一个学生组织的最好的一个好处是有机会 旅游代表机构。旅游报价置身于独特的视角, 得知持续一生的经历和回忆。

    我们要确保你有最好的经验,所以前置审批是必要的。 我们通过学生的旅游申请表旨在学生旅游审批程序 兽医您的安全,提供风险管理的监督,确保旅游可资 通过大学的进程。

    有机会代表您的学生组织的旅游绝对是偶然 对前置审批。 没有必要的审批由旅游相关的采购会 不能报销请提供所需的信息尽可能详细地精简 流程。

    类型的旅行

    有根据您的目的地三种可能类型的旅行: 

    1. 在国家旅游
    2. 国内外的国家旅行
    3. 国际旅行

    这取决于你的方向,进程,以提交和审查学生旅游 请求可能略有差异。三个选项之间最重要的区别 是定时。 

    时间线

    希望前往美国内必须完成学生社团 至少提交学生旅行请求 四(4)周 之前以期对国内旅游的任何旅行有关的采购。

    希望前往美国以外必须完成学生社团 至少提交学生旅行请求 十二 (12)周 之前做国际旅行的任何旅行有关的采购。

    学生差旅申请已提交后,学生生活和领导意志 开始审查你的材料。 

    学生出行请求之前

    一所学校的管弦乐队老师曾经说过:“实践不作完美; 完美的准备熟能生巧。”抽出时间来为您的旅行准备长 之前启动的过程中会让你的生活变得更加容易。 

    你知道你已经准备好,当你能够自信地提交学生旅行请求 回答这些问题: 

    旅行目的地 -

    • 你要去哪里?
    • 是否有任何其他地方,而你走了,你会来吗? 

    原因旅行 

    • 你为什么要旅行?
    • 请问这个机会能与贵组织的使命一致?

    旅游日期 

    • 当你旅行?
    • 它需要多长时间到达那里? 

    行程 

    • 你会怎么做,而你呢?
    • 有一个会议或活动的轮廓?
    • 你会怎么做,当你有停机?

    出行信息 

    • 你要怎么去那里?
    • 你为什么选择这种方法吗?

    住宿信息 

    • 你会在哪里停留?
    • 地址是什么?

    所有旅客名单 

    • 谁是一定要去的?
    • 谁想去呢?

    如果你能回答上述问题,你配备了所有你需要做的 旅行圆满成功!


    如果你能自信地回答上述问题,你就可以开始!

    大学的旅行过程需要大量的预先规划。 没有旅游相关的采购可在具有旅游授权批准之前进行 (这包括购买期望偿还和购买不期望报销)。 所有的俱乐部和希腊生活的游客须提交旅游包,不管 支付或口袋的付出。球杆可请求“预授权”,说明 下面的“旅游预授权(选项)”。

    希望旅行的学生组织 必须 完成并上交,至少在学生旅游包形式 在决策前四周 任何 旅行的国内游国际旅行相关的采购和12周.

    注:没有按规定批准的任何旅行有关的采购会绝对 不能报销。没有旅行请求将没有完成的行处理 包。

    俱乐部和组织可以注册费提供资金,交通, 食宿(餐-不包括外出的数目包括作为注册的一部分 费),出租车,合理的杂项开支认为必要的学生 组织并根据大学的采购程序。组织 必须在其账户之前提交的资金可用于所有请求的费用 旅游形式必须是当前学校正式注册的俱乐部/组织 年。

    清单

    1.通知学生俱乐部和希腊生活

    一旦俱乐部决定谁将会行驶,下车旅客名单 姓名和学生ID号科迪布氏,领导协调和/或简 mastre,行政助理。前行包将带来这些项目 帮助加快审批程序。

    2.完成旅游包

    一个完成的行包将这些形式和至少被关 国内旅行之前四周(这包括在状态旅行)和12周前 国际旅行。

    完成学生旅游包包括:

    1. 学生旅游的要求: 所有旅行信息和估计的费用必须列出并连接到形式。 以下几种形式被认为是学生旅游包的一部分,必须提交 一起。学生旅游表格必须提交学生俱乐部和希腊生活 办公室。没有旅行将被处理,除非学生旅游包全部完成。 没有部分/半成品烟盒将被接受。
    2. 旅客和紧急联系人形式(第1页)
    3. 持有无害的协议形式(第2页)
    4. 行程形式瓦特/估计(第3-4页): 附上屏幕截图或打印每个费用出局,并与包转英寸
    5. 酒店/住宿房间列表: 提交成员谁将会在每个房间的列表。请分开女性和男性 在不同的房间。
    6. 旅游保险证明对于每个旅行者 (国际旅行只)
    7. 预防接种每个旅行者的证明 (国际旅行只)
    8. 护照副本的每个旅行者 (国际旅行只)
    9. 从俱乐部的顾问支持函 (这是必需的唯一的国际旅游。看到学生旅游包常见问题解答。)
    10. 当初签了 出口管制 对于每个旅行者的形式(国际旅行只)

    在国家旅游:阿拉斯加

    (内阿拉斯加旅行,外锚地碗地区唯一)

    阅读下面的信息,俱乐部之前所需的必要的旅行证件 移动。 至少提交 在进行任何旅游相关的费用,即使学生不前四周 寻求报销。 所有旅行必须通过所有必要的审批出行前批准。 (俱乐部和学生组织需要提交的所有文件一起)

    完成学生旅游包包括:

    1. 学生旅游的要求: 所有旅行信息和估计的费用必须列出并连接到形式。 以下形式被认为是部分 学生旅游包 的,必须一起提交。学生旅游表格必须提交给学生 俱乐部和希腊生活办公室。没有旅行会,除非学生旅游被处理 包全部完成。没有部分/半成品烟盒将被接受。
    2. 旅客和紧急联系人形式(第1页)
    3. 持有无害的协议形式(第2页)
    4. 行程形式瓦特/估计(第3-4页): 附上屏幕截图或打印每个费用出局,并与包转英寸
    5. 如果驾驶,复制每个驾驶执照和汽车保险
    6. 如果开车,司机/乘客名单: 提交司机和乘客与司机驾驶的列表。
    7. 酒店/住宿房间列表: 提交成员谁将会在每个房间的列表。请分开女性和男性 在不同的房间。
    旅游预授权(可选)

    旅游预授权 是可选的,但至少需要填写 前六个星期 在作出任何旅行有关的费用,只授权 国内旅行。预授权的形式,如获批准,将使费用提前预付 之前全行程的批准。全行程的批准仍是必需的,所有文件 必须至少开启 前四个星期的运动状态的日期。获得批准的预授权,请参阅下面的检查清单。

    旅游预授权检查表
    1. 预授权的形式
    2. 附上旅行行程。这包括,估计日期和时间俱乐部计划上 离开的时候,目的地(S),什么样的俱乐部计划做的活动/会议日程 每天,而在运动状态,返回日期和时间,估计学生的总数 构件(S)/顾问(一个或多个)行进,并且每费用的估计总成本,估计 旅行的总成本。
    关于汽车租赁的非员工(学生)的重要信息:

    大学调控05.02.06.a.4.d. (6)禁止UA 出租 客人或个人机动车谁不UA员工。请阅读 附关于学生驾驶运输安全指南。它不是推荐 获得 出租 员工。 阿拉斯加运动调节提到关于汽车租赁的一些要求。学生相关的旅游和租车可能产生的风险和安全问题(如保险 和负债)。

    提醒: 部分旅游包不从任何旅客接受。不购买任何旅行 相关费用,直到行程由所需的个人和批准 UAA旅游部门。

    3.强制性旅行前的会议和电信设备制造商建立

    之后填写的表格已经提交,该旅游集团寻求的所有成员 报销都必须参加与领导协调预先旅游会议 从学生俱乐部和希腊生活的行政助理。强制性预行程 会议一定会发生至少 在决策前四周 任何 旅行的国内旅游相关的采购和九周的国际旅行。 行程的最后细节将在这次会议期间被覆盖。从这里管理 助手将仔细 差旅费管理系统(TEMS) 处理。

    4.批准ta和(如果需要)请求旅行提前。

    一个旅游授权(TA)是旅行的计划,包括费用。一旦scgl 行政助理输入TA到TEMS,俱乐部将收到一封电子邮件,从 TEMS请求批准。俱乐部批准后,TA在电信设备制造商可以审查 通过和UAA的旅行管理员批准。这一步是朝着越来越关键 报销和最后的安排批准。

    注意: 如果计划请求预支旅费它必须批准前要求 TA。

    5.保留从旅行所有收据

    内返回十天把所有的收据。旅行费用的形式将准备 签字。收据必须显示支付的价款与购买者的名字的证明; 如果收据上没有其购买者的名字,那么购买者必须提供 在收到与随行的信用卡或银行对帐单与购买和 购买人姓名。 对于组旅行(仅1 TA整个组)收据必须由所有被接通 任何人之前俱乐部的会员都可以报销。

  • 预行程规划
     

    一所学校的管弦乐队老师曾经说过:“实践不作完美; 完美的准备熟能生巧。”抽出时间来为您的旅行准备长 之前启动的过程中会让你的生活变得更加容易。 

    你知道,当你准备提交一个学生旅行请求时,你能 自信地回答这些问题: 

    旅行目的地 -

    • 你要去哪里?
    • 是否有任何其他地方,而你走了,你会来吗? 

    原因旅行 

    • 你为什么要旅行?
    • 请问这个机会能与贵组织的使命一致?

    旅游日期 

    • 当你旅行?
    • 它需要多长时间到达那里? 

    行程 

    • 你会怎么做,而你呢?
    • 有一个会议或活动的轮廓?
    • 你会怎么做,当你有停机?

    出行信息 

    • 你要怎么去那里?
    • 你为什么选择这种方法吗?

    住宿信息 

    • 你会在哪里停留?
    • 地址是什么?

    所有旅客名单 

    • 谁是一定要去的?
    • 谁想去呢?

    如果你能回答上述问题,你配备了所有你需要做的 旅行圆满成功!

  • 旅行期间
     
  • 旅行后
     
  • 注意事项

    注意事项

    我们再说一遍:没有必要的审批由旅游相关的采购会 不能报销.

    俱乐部和组织可以注册费提供资金,交通, 住宿,膳食,合理的杂项开支认为必要的学生 组织并根据大学的采购程序。

    组织必须对所有申请费用在他们的账户可用资金 之前提交旅行请求。

    希望租一辆车?只有教师/工作人员顾问可以租代车 的俱乐部。 

     

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